La contabilità aziendale è un’attività complessa e delicata. Le operazioni di gestione dei costi contribuiscono ad appesantire il lavoro degli uffici amministrativi, a cui si aggiungono le difficoltà di individuare i giustificativi di spesa e le transazioni ad essi associate.
La rendicontazione, infatti, prevede un iter piuttosto farraginoso, in cui si inseriscono le attività di riconciliazione e gli eventuali rimborsi spese. A tutto questo, si aggiunge la difficoltà di archiviare gli scontrini in maniera efficiente, così da poterli consultare a posteriori, con un importante risparmio di tempo.
La gestione delle spese aziendali
Va da sé che tutte le operazioni di controllo e rendicontazione sottraggano tempo prezioso agli uffici amministrativi, il cui carico di lavoro si traduce, inevitabilmente, in un costo aggiuntivo per l’azienda.
Tuttavia, la corretta gestione di un’attività imprenditoriale non può prescindere da un riepilogo efficiente delle spese; per queste ragioni, è importante poter contare su uno strumento che possa gestire, rendicontare e archiviare tutte le spese in maniera smart. Si parla dei costi legati ai viaggi, quali biglietti, pernottamenti e pasti, ma allo stesso tempo anche di spese generiche, come l’acquisto di materiale da lavoro o di carburante.
La rendicontazione semplice
Sono molte le aziende che oggi si chiedono come gestire le spese aziendali e snellire la mole di lavoro che grava sugli uffici amministrativi. La soluzione, naturalmente, consiste nel superamento del metodo manuale di raccolta delle ricevute, con il passaggio a una piattaforma di gestione delle spese, che eviti costi derivanti da una cattiva gestione della rendicontazione.
È per dare un taglio netto a tutte queste problematiche che le piccole, grandi e medie imprese si affidano a Soldo, che propone un sistema semplice, destinato a ogni tipo di realtà imprenditoriale, che consente di superare, in maniera smart, tutti gli oneri di rendicontazione che gravano sul lavoro dell’amministrazione.
Le carte Soldo
Al fine di far fronte alle difficoltà amministrative quotidiane delle imprese, Soldo prevede un sistema di prepagate smart che semplificano la rendicontazione mensile. Con Soldo, infatti, ogni azienda può assegnare ai propri dipendenti delle carte prepagate, che consentono, grazie a una dashboard collegata a un’app, di avere una panoramica in tempo reale di tutte le spese aziendali.
Le carte Soldo possono essere associate ai dipendenti in maniera univoca o assegnate di volta in volta a utenti differenti e, oltre a prevedere un tetto massimo di spesa fissato dall’azienda – facilmente modulabile in base alle necessità – garantiscono la compilazione delle note spese, in modo automatico e dettagliato.
Come funzionano le carte Soldo
I dipendenti che possono usufruire delle carte Soldo hanno a disposizione un’app, che consente di acquisire istantaneamente ricevute e scontrini tramite la fotocamera dello smartphone. Ogni ricevuta può essere accompagnata da una nota che ne specifichi meglio il contenuto e, nel momento in cui viene caricata, diventa consultabile sul sistema centrale.
In fase di caricamento delle fatture, Soldo consente inoltre di aggiungere un tag di classificazione, come “viaggi”, “pasti” o qualsiasi altra voce sia presente tra le spese ammesse dall’azienda. I tag aiutano a catalogare le transazioni in maniera ordinata, associandole, se i casi lo richiedono, a un progetto particolare o a un cliente.
Tutti i vantaggi delle carte Soldo
Con le carte Soldo, ogni azienda può decidere l’entità dell’importo da corrispondere ai diversi dipendenti, al variare delle spese e delle attività ad essi associati. Le carte Soldo possono essere ricaricate istantaneamente e senza vincoli; sono quindi idonee a gestire in maniera smart anche eventuali spese impreviste.
Diventa così possibile bypassare tutti quei sistemi, ormai obsoleti, per coprire le principali spese aziendali, come il rimborso forfait o la restituzione dei costi da corrispondere al dipendente in seguito alla presentazione delle ricevute.
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